Prozessgeschichte aus dem täglichen Arbeitsleben

«Der CEO»

«Und auf einmal war der riesige Papierstapel weg!» 

In welcher Branche sind Sie tätig und wie gross ist das Unternehmen?

Wir sind eine Tochtergesellschaft einer grossen Pharmafirma. Rund 170 Mitarbeitende arbeiten in den Bereichen Marketing und Vertrieb, klinische Forschung, wissenschaftliche Dokumentation und Zulassung von neuen Medikamenten.

Welche strategischen Überlegungen haben dazu geführt, die Prozesse zu automatisieren?

Die pharmazeutische Industrie durchläuft seit Jahren einen stetigen Wandel: Rechtliche Rahmenbedingungen, welche die Vermarktung von Arzneimitteln zunehmend reglementieren, eine Gesundheitspolitik, die immer stärker auf die Kostenbremse tritt sowie der starke Wettbewerb stellen uns immer wieder vor neue Herausforderungen. Unsere Prozesse wurden in Papierform abgewickelt. Dieses Vorgehen war sehr langsam und intransparent in Bezug auf die einzelnen Aufträge. Wir wollen unsere Ressourcen noch fokussierter einsetzen und Leerläufe oder Wartezeiten eliminieren.

Welchen Nutzen brachte Ihnen die Automatisierung der Prozesse?

Für die Erfüllung sämtlicher Rahmenbedingungen sind verschiedene Fachkompetenzen erforderlich. Dabei entstehen oft komplexe Prozesse, die in der Abwicklung zeitintensiv sind. Die Automatisierung der Prozesse reduziert die Komplexität und vereinfacht die Abläufe. Sie sorgen für eine hohe Transparenz und senken den Zeitaufwand und somit auch Kosten.

Ich hatte jeden Tag einen grossen Papierstapel mit Anträgen auf meinem Bürotisch. Meist fand ich erst am Abend, wenn es im Unternehmer ruhiger wurde, Zeit diese zu bearbeiten. Nach der Automatisierung war auf einmal der riesige Papierstapel weg! Das war für mich eine riesige Entlastung. Jetzt kann ich die Anträge von überall bearbeiten, auch wenn ich unterwegs bin. Das schätzen meine Mitarbeiter sehr, weil dadurch die Liegezeiten massiv verkürzt wurden und sie eine schnelle Antwort von mir erhalten.

«Heute haben wir wertvolles Wissen, das uns zuvor nicht zur Verfügung stand.»

Wir haben durch die Automatisierung einen Zusatznutzen, den wir nicht erwartet hatten. Unsere Projektleiterin verlangte von uns, dass wir Ziele und Messfaktoren bereits beim Projektstart festlegen. Sie argumentierte: «Was nicht erfasst wird im System, steht auch nicht zur Auswertung zur Verfügung.» Heute haben wir wertvolles Wissen, das uns zuvor nicht zur Verfügung stand. Dieses Wissen unterstützt uns dabei, Entscheidungen fundierter zu treffen.