Mit Transparenz die Zusammenarbeit fördern und neu definieren

Kulturwandel durch die Einführung von Workflows

Mit der Abbildung von Workflows können die Prozesse transparent festgehalten werden. Dieser Schritt wirkt sich auf die Unternehmenskultur aus: Es können Ängste hervorgerufen werden, die zu Widerständen bei der Einführung des Workflows führen. Es ist daher wichtig, Ängste und Vorbehalte bei Einführung neuer Prozesse zu beachten. Dadurch kann die Zusammenarbeit gefördert und neu definiert werden.

Transparenz schaffen

Für die Steuerung von Prozessen ist es notwendig, den Workflow transparent zu gestalten. Es wird aufgezeichnet, WER, WAS, WIE und in welcher Zeit bearbeitet. Dadurch wird ersichtlich, wenn Fehler entstehen, wer diese verursacht hat und ob es zu Verzögerungen bei der Verarbeitung kommt. Die Wirkung der neu geschaffenen Transparenz ist ein Spiegelbild der Unternehmenskultur und zeigt sich somit im Verhalten der Mitarbeiter.

Ängste erkennen und beachteten

Mit der Schaffung und Gestaltung des transparenten Workflows wird ein Veränderungsprozess eingeleitet. Veränderungen in einem Unternehmen bedeutet, mit neuen Situationen umzugehen. Dies beeinflusst nicht nur das Arbeitsfeld des Mitarbeiters, sondern auch die Dynamik in der Zusammenarbeit. Es können Ängste entstehen, was Widerstand in der Organisation aufbaut und die Gestaltung und die Einführung des Workflows negativ beeinflusst.

Zusammenarbeit neu definiert

Prozessdefinitionen sind ein Regelwerk der Zusammenarbeit und bieten dem Mitarbeiter und dem Team eine Orientierung. Durch die Gestaltung eines neuen Workflows wird das Regelwerk verändert, wodurch eine neue Dynamik im Team entsteht. Um die Dynamik positiv zu nutzen, müssen allfällige Widerstände und Ängste abgebaut und das Regelwerk angepasst werden.

Der Wandel von der Fehler- zur offenen Kommunikationskultur

Häufig wird in Unternehmen die «Fehlerkultur» gelebt. Und oft wird vorwurfsvoll die Aussage gemacht: «Das ist dein Fehler!». Wer würde auf diese Aussage nicht gehemmt oder beschämt reagieren? Ebenfalls nicht zweckdienlich ist es, wenn Fehler einfach verdrängt und deshalb erst spät erkannt werden – wenn die Auswirkungen bereits gross sind.

Fehler machen ist zutiefst menschlich. Niemand ist unfehlbar. Jeder macht Fehler.

Fehler haben ein Lern- und Erfahrungspotenzial und können zu neuen Lösungen führen, die Prozesse effizienter und qualitativ besser gestalten. Ziel ist es, im Unternehmen eine offene Kommunikationskultur zu schaffen, in der Fehler erkannt werden können, ohne dass sich der betroffene Mitarbeitende vor negativen Konsequenzen, Reputationsverlust oder fingerzeigenden Reaktionen Dritter fürchten muss. Dadurch wird nicht nur Prozessverarbeitung verbessert, sondern der Mitarbeiter kann auch in Ausnahmensituationen gut reagieren, weil er gelernt hat, Fehler zu erkennen, sie zu beheben und neue Lösungen zu finden.