«Bestimmen Sie den richtigen Fokus bei der Workflowgestaltung»

Kommen Ihnen unangenehme Diskussionen zum Projektabschluss einer Workflowgestaltung bekannt vor? Aus Ihrer Sicht fehlen plötzlich Anforderungen an den Prozess? Nicht selten kommen derartige Einwände aus heiterem Himmel. Mit der SIPOC- Methode könnten Sie von Anfang an auf den richtigen Fokus bei der Workflowgestaltung setzen und den richtigen Prozessumfang und die Prozessgrenzen bestimmen.

Prozessumfang und Prozessgrenze bestimmen 

Die SIPOC-Methode wurde ursprünglich für Six-Sigma entwickelt und dort für die Klärung des Projektumfangs und der Projektgrenzen eingesetzt. Die Buchstaben SIPOC stehen für die Anfangsbuchstaben von supplier (Lieferant), Input (Eingangsgrössen), process (Prozess), output (Ausgangsgrössen, Ergebnis) und customer (Kunde). Durch die Anwendung dieser Methode ist es möglich, sich rasch einen guten Überblick zu allen Hauptelementen eines zu untersuchenden Prozesses zu verschaffen – noch bevor tieferreichende Details ausgearbeitet werden. SIPOC ist ein sehr einfaches und zugleich recht effektives Verfahren und erzeugt ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Arbeitsteams.

Wie wird vorgegangen?

Die SIPOC – Methode lässt sich in unterschiedlicher Form anwenden: Als Excel-Tabelle oder als handgeschriebene Tabelle auf einem Flipchart unter Verwendung von Karten oder Post-It-Zetteln.

Schritt 1

Am einfachsten ist es, wenn man mit der Auflistung der Prozessschritte beginnt. Es sollten nicht mehr als 5-8 Prozessschritte aufgeführt werden. Das Ziel ist es, einen groben Überblick zu erhalten.

Tipps:

• Immer zuerst den Start und das Ende des Prozesses definieren. Dies unterstützt die Abgrenzung der Prozessketten.
• Subprozess oder Ja/Nein-Verzweigungen werden hier nicht erstellt. Dies folgt erst in der Analyse-Phase.

Schritt 2

Fügen Sie die übrigen Informationen zeilenweise für jeden einzelnen Prozessschritt in folgender Reihenfolge hinzu:

• Output
• Kunde
• Input
• Lieferant

Tipps: 

• Beenden Sie die Analyse erst wenn alle im Arbeitsteam einverstanden sind, weil sonst in der Detailausarbeitung Missverständnisse entstehen können.

Ihr Nutzen

Durch das strukturierte Vorgehen beim Erstellen einer SIPOC wir im Team darüber Einigkeit erzielt, was zu dem Prozess gehört und was nicht. Das einheitliche Verständnis des Prozesses, die Definition des Inputs & Outputs, die Bestimmung der Input-Lieferanten sowie die wichtigsten Prozessschritten werden festgelegt. Der richtige Fokus, der Projektumfang und die Projektgrenzen sind ebenfalls definiert.

Hinweis:

Auf www.ein-fach.ch unter «Praxis» finden Sie eine bewährte Vorlage zum SIPOC. Wir senden Ihnen diese Vorlage gerne per E-Mail zu. Und Sie können einfach loslegen.